تنص أولى قواعد فن الهدايا أن طريقة التقديم لها أهمية تفوق طبيعة الهدية نفسها، وهو ما يجعل حيرة اختيار الهدايا تتبعها حيرة طويلة أخرى فى طريقة تغليفها وتقديمها، خاصة إذا كنا من الأشخاص الذين يبحثون عن التميز فى كل شىء.
هناك إتيكيت يتعلق بطريقة تقديم الهدايا وتلقيها، يستحسن بك الالتزام به من أجل أن يتم تبادل الهدايا بكل سلاسة وكياسة، ومن دون أي مشكلات غير مقصودة قد تؤثر في علاقات العمل في المستقبل.
قواعد الاهداء وأصوله:
1- قبل أن تفكر بتبادل الهدايا، يجب أن تتأكد من وجود سابقة في هذا المجال، واحرص على معرفة سياسة المؤسسة التي تعمل بها حيال هذا الموضوع.وفي حال كنت ستهدي أحد معارف العمل الذين يعملون في مؤسسة أخرى، يجب أن تعرف سياسة مؤسساتهم حيال تلقي الهدايا كي لا تسبب له مشكلة غير مقصودة.
2- قبل إهداء هدية في عيد الأضحى، يجب أن تتأكد من أن جميع العاملين يحتفلون بهذه المناسبة. ولا ضير في أن تقوم بدراسة عادات زملائك في العمل وتقاليدهم، من أجل أن تضمن اختيار الهدية الملائمة.
3- عندما ترغب في شراء هدية لشخص ما، يجب أن تلتزم بميزانيتك وألّا تتخطى قدرتك المالية؛ وتذكر أن الهدية يجب أن تكون شخصية وغير مرتبطة بقيمة مادية. كذلك احرص على الالتزام بالميزانية التي قررتها الإدارة في حال وجدت.
4– إذا كنت ستخص زميلاً أو أكثر بهدايا وستستثني آخرين، فكن حريصاً على ألّا تظهر الهدية أمام جميع العاملين في المكتب. ولا تترك الهدية على مكتب أحدهم ليراها الجميع. كذلك احرص على تقديم الهدية خارج المكتب أو خلال فرصة الغداء.
5- في حال كنت ترغب في شراء هدايا لمعظم زملائك، ما عدا اثنين منهم، فتذكر أن الهدايا هي عامل تقريب بين الموظفين واستثناء بضعة أشخاص قد يؤثر سلباً في علاقات الموظفين؛ من أجل ذلك لا ضير في شراء بضع هدايا إضافية، تضمن سير العلاقات الاجتماعية بين الموظفين بكل سلاسة.
6- تذكر أن تبادل الهدية ليس مسابقة تتعلق بالكرم أو بالذوق الرفيع، بل إن الاهداء فن يتعلق بالتقدير والتعبير عن المشاعر الصادقة.
7- لا تنسَ البوابين في المؤسسة التي تعمل بها؛ فعندما تتذكرهم بهدايا عينية أو مالية، سيتذكرون كرمك دوماً، وسيسارعون إلى تلبية طلباتك ومساعدتك على الحصول على أفضل خدمة، لحل أي مشاكل تقنية في المكتب.
8- قبل أن تفكر في شراء هدية لرئيسك في العمل، عليك أن تتأكد من سياسة المؤسسة وتسأل زملاءك في العمل ما إذا كان اهداء المدير أمراً معتاداً إذ إن البعض يرون أن اهداء المدير هو تملق، وهذا قد يضعك في موقف حرج أمام زملائك.
9- عندما يقرر الموظفون شراء هدية جماعية، يجب ألّا يجبر الآخرون على المساهمة، بل أن يساهم كل بحسب قدرته.
10 – اختر هدايا عملية ذات طابع يليق بالمكتب، مثل قرطاسية أو إطارات لتزيين المكتب أو غيرها.
11- تذكر دوماً أن الهدية يجب أن تعتمد على من يتلقاها، وأن تكون على ذوقه وحسب هواه.
12- تقديم الهدايا المالية أمر غير مقبول في جميع المؤسسات، والاستثناء الوحيد لهذه القاعدة، هم موظفو مرأب السيارات أو عاملو النظافة في المكتب.
13- قد ترغب في اهداء عاملي البريد أو التوصيل، ولكن انتبه فأحيانا سياسة مؤسستهم تمنعهم من قبول الهدايا المالية، وقد يقعون في مشكلة، ومن أجل تجنيبهم المشكلات اكتفِ بإهدائهم الشوكولاته أو زهوراً.