الدرس السادس / الحفظ والفهرسة

اليوم سنبدأ شرح مصطلحين قد يكونا متداولين بيننا كثيراً

لكن هل نعي معناهما ؟؟!! تعال معي لنبدأ بالتعرف عليهما سوياً ..

أول هذين المصطلحين (( الحفظ ))

الحفظ / ترتيب الأوراق والمستندات والسجلات الأصلية أو صور منها وتخزينها

بالطريقة التي تكفل سرعة معرفة مكانها واستخراجها عند الحاجة للرجوع إليها .

لذلك يجب وضع نظام حفظ مرن ليتناسب مع أي تغير في الظروف بحيث يسهل معرفة

أماكن الملفات وإعادتها إلى أماكنها بعد الاطلاع عليها ..


ثاني مصطلح (( التصنيف ))

التصنيف /هو تقسيم الأوراق والسجلات والمستندات الى مجموعات ذات صفات مشتركة

تحفظ كل مجموعة منها معاً في مكان واحد تحت اسم واحد حتى يسهل معرفة مكان المستند

أو السجل المطلوب استخراجه من بين المستندات أو السجلات الأخرى ...

أنواع التصنيف ومميزات وعيوب كل صنف :

1-التصنيف الموضوعي :

كل المستندات والأوراق المتعلقة بموضوع واحد معين توضع معاً في ملف واحد ..

مميزاتها :

* سهولة الوصول الى المستند المعين اذا عرف الموضوع الذي يتعلق به المستند ..

* لا تحتاج إلى أثاث خاص لتطبيقها ..

* ان هذه الطريقة تقوم على أساس تقسيم الموضوعات إلى أبواب ، الأبواب إلى فصول ،

الفصول إلى موضوعات ..

عيوبها :

* البطء إذ أن على الموظف قراءة المستند جيدا قبل أن يقرر أي الموضوعات يخص ..

* زيادة التكاليف ، إذ يحتاج إلى موظفين مقتدرين ..

2-التصنيف الجغرافي :

يتم تقسيم الملفات إلى مجموعات حسب الموقع الجغرافي ، فتوضع ملفات الأشخاص

الذين يقطنون في حي أو مدينة أو محافظة في ملف خاص ..

مميزاتها :

* يمكن استخراج الملف بسرعة عند معرفة المنطقة الجغرافية ..

* صعوبة الخلط بين ملفات الأشخاص الذين تتشابه أسماؤهم..

* تغني عن استعمال الفهارس ..

عيوب التصنيف الجغرافي :

* لا يمكن استخراج ملف أحد الأشخاص إلا إذا عرف اسمه وعنوانه ..

* قد يختلط الأمر على الموظفين الذين يقومون بالحفظ ، فيضعون بعض الملفات

في غير مناطقها لجهلهم بأسماء المدن ومواقعها ..

3-التصنيف الزمني أو التاريخي :

يتم ترتيب المحفوظات في هذه الطريقة بحسب التاريخ الذي وصلت فيه إلى المؤسسة

حيث يعتبر هو الأساس في عملية التصنيف ..

* تستعمل هذه الطريقة في كثير من المؤسسات مثل: البنوك *

4- التصنيف الهجائي :

تستعمل هذه الطريقة عندما يكون بالإمكان التعبير عن رؤوس الموضوعات المراد

تصنيفها بكلمة واحدة رئيسية ..

5-التصنيف اللفظي :

بعض الأسماء وخاصة الأجنبية قد تتشابه عند لفظها ، ولكنها تختلف عند تهجئتها

ولمواجهة هذه المشكلة ظهرت طريقة الحفظ اللفظي أو الصوتي ...

الجزء الثاني من الدرس السادس /واجبات السكرتير الثانوية

أخذنا في الدرس الرابع والخامس والسادس واجبات السكرتير الأولية والأساسية

واليوم سنبدأ بشرح واجباته الثانوية ....

1-السكرتير وترتيبات السفر والحجز

يقوم الرئيس أو المدير في الوزارات أو المؤسسات بزيارات عمل داخلية أو خارجية

لحضور مؤتمرات او اجتماعات او ندوات ..

يقوم السكرتير بالإجراء والترتيبات الضرورية التي تساعد الرئيس في زيارته وتوفر

له راحة قبل وأثناء وحين عودته ………

أهم الإجراءات التي يقوم بها السكرتير أثناء سفر المدير :

* تحديد مكان وزمان السفر وفق الوثائق اللازمة ...

يحدد الرئيس للسكرتير موعد ومكان الزيارة فيقوم مباشرة السكرتير بتحضير

مستلزمات الزيارة في الوقت المناسب من تذاكر السفر والملفات والوثائق والمعلومات

الضرورية المتعلقة بطبيعة العمل في تلك المنطقة ..

وأيضاً تجهيز وسيلة النقل التي يريدها الرئيس وعن موعد السفر باليوم والشهر و الساعة

" صباحا ، مساء" وأن يستفسر عن أماكن التوقف وعن المقابلات التي سيجريها المدير

في أماكن التوقف.

* إجراءات حجز وسيلة النقل ومكان الإقامة ...

يقوم السكرتير بالحجز في كل محطة توقف أو قيام ، إما هاتفياً أو شخصياً أو بواسطة

و كلات السفر ..كذلك تحديد الفنادق التي يرغب الرئيس في الإقامة بها ..

يقوم السكرتير بإبلاغ الفندق في اسم الرئيس ومركزه وموعد وصوله ...

* إجراءات تصاريح الدخول والمغادرة ...

تشترط بعض الدول أو المناطق الحصول على تأشيرة دخول مسبقة وأن يكون جواز السفر

أو وثيقة السفر سارية المفعول فعلى السكرتير أن يدون أسماء هذه الأقطار في قائمة

خاصة للرجوع إليها عند الحاجة ...


* تأكيد موعد السفر (( مهمة )) ...

تشترط بعض الشركات أن يتم تأكيد السفر مسبقاً قبل أربع وعشرين ساعة أو ثماني

وأربعين ساعة فعلى السكرتير أن يتابع ذلك مع رئيسه ..

* إجراء تحويل العملة والمخصصات اليومية ...

يمكن للسكرتير أن يؤمن النقود اللازمة للرئيس بإحدى الطرق :

(شبكات سياحية – فتح اعتماد –شبكات الأرصدة الدائنة )

* تأمين الوثائق المطلوبة مثل الشهادة الطبية ، ورخصة القيادة وغيرها :

فعلى السكرتير أن يكون على علم بما تتطلبه الأقطار المختلفة من شهادات

ووثائق ويتم ذلك من خلال مكاتب السياحة فيعمل على تأمين حاجته من هذه

الوثائق المطلوبة ..

2-إعداد جدول يفصل مواعيد السفر ...

أي أن يقوم السكرتير بإعداد جدول يبين مواعيد السفر والمقابلات ويضم الجدول

خلاصة للحاجات الأخرى كالمستندات والملفات اللازمة وتزويده بالخرائط للأقطار

التي يزورها ..

كما يقوم السكرتير بإبلاغ كافة الشخصيات والمؤسسات التي سيزورها الرئيس

بأهداف الزيارة لأخذ الموافقة المسبقة لها ...

3-إعداد أوراق العمل والكشوفات اللازمة ...

أي أن يقوم السكرتير بجمع وإعداد المعلومات والبيانات والأوراق والوثائق الخاصة

بالعمل والتي قد يحتاجها الرئيس في مهمته وعليه أن يقوم بترتيبها حسب الجدول

المعد لكل مقابلة ..

4-إدارة المكتب أثناء غياب الرئيس ...

* يقوم بإنجاز الموضوعات التي لم تتم إذا كلف بذلك ..

* تحويل الأعمال التي لا يستطيع حلها إلى الجهات المختصة ..

* تجميع الأمور الباقية والتي لم يتخذ قرارا بشأنها في ملف خاص للمتابعة مع الرئيس ..

* إعداد قائمة بأسماء الزوار والمراجعين الذين زارو المكتب أو اتصلوا به أثناء غياب

الرئيس للعلم ..

* كتابة تقارير الأعمال الهامة التي جرت أثناء غياب الرئيس ..

* يقوم بإطلاع الرئيس على الأمور الهامة التي اتخذت في غيابه ..

الدرس السابع / التخطيط

لم يبقى لنا سوى الشيء اليسير لذا حاول عزيزي القارئ التركيز...

موضوع اليوم طويل لكنه شيق جدا ً ....

تمنياتي للجميع بقضاء وقت مفيد وممتع أثناء القراءة .....

تخطيط أعمال السكرتارية الأولية والثانوية

أهمية تخطيط العمل في السكرتارية :

يعتبر التخطيط أمر ضرورياً للسكرتير .. وقد قال أحد رجال الأعمال المشهورين :

" قبل أن تنظم الناس نظم نفسك "

لأن التخطيط يعني إعداد تصور مسبق لحاجات المكتب من القرطاسية واللوازم

المكتبية كما أن التخطيط يجعل السكرتير قادرا على تحديد الأهداف ومن ثم

تحديد الوسائل التي يمكن بواسطتها تحقيق الأهداف ...

أنواع التخطيط :

1- تخطيط سنوي ( خطة سنوية )

2- تخطيط شهري ( خطة شهرية )

3- تخطيط أسبوعي ( خطة أسبوعيه )

4- تخطيط يومي ( خطة يومية )

التخطيط السنوي: ( هو خطة طويلة الأجل بالنسبة لأعمال السكرتارية )

التخطيط الشهري: ( تتضمن الخطة الشهرية تصوراً عاماً خلال شهر معين )

التخطيط الأسبوعي: ( تعتبر متوسطة الأجل لأنها تجمع بين مزايا السنوية واليومية )

التخطيط اليومي: ( تعتبر قصيرة الأجل ومرنة أكثر من الخطة السنوية والشهرية والأسبوعية )

[ فالخطة اليوميةهي أفضل الخطط لمواجهة الأحداث الطارئة وللأعمال ليوم واحد ]

السكرتارية والعلاقات الاجتماعية و الإنسانية :

لا جدال في أن العلاقات الطيبة تلعب دورا أساسياً في نجاح أي عمل سواء كان هذا العمل

تجارياً أم حكومياً ، فنجاح أي مؤسسة تجارية أو أي مكتب حكومي يعتمد اعتمادا كبيرا

على عدد ما يكسبه من أصدقاء ..

ويعتبر السكرتير هو واجهة هذه العلاقة العامة لأنه هو أول من يقابل العميل ،

وهو أول من يقابل ممثلي الدعاية والإعلان والزوار ..

لذا عليه مراعاة التالي :

أولاً : المظهر و السلوك في العمل :

المظهر العام : يعتبر السكرتير الصورة التي تعكس سمعة المكتب

أمام المراجعين والزوار..

ويجب أن يتصف بمجموعة مواصفات هي :

* الصفات الجسمية :- إن غالبية الصفات الجسمية موروثة لا سيطرة عليها يجب على كل

من سيعمل في مجال السكرتارية أن يتمتع بصفات جسمية عادية خالية من

العاهات الغير عادية ..

* النظافة :-أي أن يعتني السكرتير بنظافة ملابسه مع الاهتمام بنظافة الجسم

وتقليم الأظافر وتسريح الشعر ونظافته وتلميع الحذاء...

* الصفات الصحية :-يجب على السكرتير أن يعتني بصحته جيدا وأن يتمتع بصحة جيدة

تساعده على أداء واجباته الأساسية دون تعطيل أعمال المدير والمكتب ...

* الملابس :- إن ملابس المكتب تختلف كثيرا عن ملابس الشخص خارج المكتب ،

ويجب أن تكون ملابسه متناسقة الألوان وأن لا يظهر بمظهر غير لائق بإستعمال

الملابس الزاهية الألوان .....

* التجميل :-المكتب هو مكان للعمل ، يمارس فيه السكرتير المهارات

المطلوبة منه ، كما أنه المكان الذي يستقبل فيه السكرتير جمهور الزملاء والمدراء ،

لذلك يجب أن يظهر السكرتير بمظهر لائق دون تكلف ، مع الاهتمام بكيفية استخدام

المساحيق بالنسبة للسيدات أي عدم وضع مكياج مبالغ فيه ، لأنه يعكس

صورة المؤسسة ويعطي عنها انطباع غير لائق ..

ثانياً : السلوك في العمل ( قواعد التصرف المثالية الأساسية والسلوك في المكتب )

1- الحضور في الميعاد ..

2- بشوشاً في كل وقت ..

3- متصفاً بالمرح ..

4- منصتا ً باهتمام لتعليمات رئيسه حتى لايكون في حاجة إلى تكرارها ..

5- كتوما في الأمور ..

6- معتنيا بالمكتب ..

7- هادئا .( بمعنى يغلق الباب بهدوء ، يتحدث بصوت رقيق وهادئ )

8- مقتنيا لمجموعة من المراجع الموثوق بها ، بما في ذلك معجم ..


علاقات السكرتير العامة والإنسانية :

* التعامل مع الرؤساء :

- يكون متفهماً لرئيسه " شخصيته –نفسيته – ما يرغب – ما يكره "

- يكتشف هوايات الرئيس وميوله وذلك من خلال التعامل المستمر ..

- يتحلى بروح المجاملة ، الملاطفة ، الكياسة ، التي يتمتع بها السكرتير تساعد

على تدعيم العلاقات الإنسانية مع الرؤساء ..

-قيام السكرتير بتأدية أعماله بسرعة وإتقان وتلبية متطلبات المدير ..

* التعامل مع الموظفين < زملاء العمل > :

-قدماء الموظفين : لابد من معاملتهم بشكل جيد ..

- مجموعة العاملين في السكرتارية : وهم زملاء العمل الواحد ، عليه أن لا

يشعرهم بأنه متعال أو متفوق عليهم ، وأنه الشخص المحظى لدى المدير ..

- الموظفين الجدد : يحتاج الموظف الجديد إلى المساعدة والأخذ باليد حيث يصعب على

هؤلاء الدخول ضمن المجموعة القديمة من الزملاء إلا إذا حاولت المجموعة مساعدتهم

في ذلك لذلك يجب على السكرتير أن يساعد هؤلاء على التكيف مع جو العمل الجديد ...

* التعامل مع الأفراد من المؤسسات الأخرى

"" مثل: المستهلكون –المساهمون –الموزعون -المؤسسات المنافسة – البنوك – الصحفيون ..""

يجب على السكرتير أن يوطد علاقاته الإنسانية والاجتماعية مع هذه الفئات

وذلك باتباع التالي :

1- الاهتمام بقاعة الاستقبال من حيث الأثاث الذي يشعر الجمهور باهتمام

المؤسسة بهم .

2- أن يحسن السكرتير معاملة الجمهور ، ودخولهم للمدير بسرعة ..

3- أن يشرف على الحفلات السنوية والقومية والدينية ..

4- يوزع على الجمهور الكتيبات والنشرات عن مشاريع الشركة المستقبلية .

5- أن يظهر للجمهور الدور الهام الذي تقوم به المؤسسة في مجال الخدمة

الاجتماعية ومساهمتها في تطوير الاقتصاد الوطني ...

الدرس الثامن / الاجتماعات

لم يبقى لنا سوى فصل واحد .... علينا التركيز أكثر .... فما بقي إلا القليل ...
مقدمة توضيحية/

نظرا لتطور الإدارات الحديثة وازدياد حجم المشروعات فقد أدى ذلك إلى عدم

الاعتماد على اتخاذ القرار الفردي وأصبح لا بد من طرح المواضيع بين يدي

المختصين وكافة المسئولين والاستماع إلى الآراء والاقتراحات من قبل الجميع

ومن ثم اتخاذ القرار المناسب المبني على التشاور واتخاذ أراء ذوي الخبرة

والاختصاص ...

تعريف الاجتماعات /

هي إحدى الوسائل الهامة لمناقشة موضوع معين وطرحه بين الحاضرين والاستماع

إلى وجهات النظر المختلفة ، ومناقشتها جيدا ً . بهدف التوصل إلى قرار حكيم ،

وصائب ، يستطيع المسئولين تنفيذه بوفاء واخلاص كاملين ، ايمانا منهم بأنهم

وراء صنع القرار ..

أهداف الاجتماعات :

1-التعاون الكامل بين الإدارة العليا والإدارات التنفيذية في بحث مسائل العمل بهدف

إحداث النمو والتطوير المستمر ..

2-الدراسة التفصيلية للموضوعات المطروحة ، والإلمام بالتفاصيل الضرورية للمشاكل

الحالية والاستماع لوجهات النظر المختلفة ..

3-الاستفادة بخبرة المختصين ، بالاستماع إلى وجهة نظر كل منهم الفنية والعلمية ،

في أحد لموضوعات المطروحة ..

4-اتخاذ القرار بأسلوب ديمقراطي يتيح للقائمين على التنفيذ ، المشاركة الجادة في

أدائه ويتحقق الاقتناع ..

5-إتاحة التدريب للقيادات الصغيرة وإعدادها مستقبلاً لتحمل مسئولية المشاركة في

اتخاذ القرار ..

6- تحقيق القيادة الجماعية للمؤسسة ، بما يحقق للمسئولين فيها الأهداف العليا التي

يعملون من أجلها ..

أنواع الاجتماعات :

اجتماعات دورية ...

اجتماعات طارئة..

الاجتماعات الدورية

هي التي يتم تنفيذها بصفة دورية "" مرة كل شهر أو شهرين أوكل 3 أشهر ""

وتحدد هذه الاجتماعات مقدماً في أول اجتماع يتم ..

وتهدف الاجتماعات الدورية إلى :-

1- متابعة أداء العمل في أقسام وإدارات المؤسسة

لبحث التقارير المقدمة من كل جهة ، ومدى الالتزام بتنفيذ الأهداف والخطط السابق وضعها ..

2-الاستماع إلى وجهات النظر في المشاكل المطروحة

ومحاولة الإدارة العليا تقيم الإدارات والأقسام وقيادتها بصفة مستمرة ..

3- محاولة السيطرة على الانحرافات في التنفيذ ،

قبل ازدياد حجمها ، وذلك بإيجاد الحلول الضرورية للمشاكل التي تسببت في

تلك الانحرافات ..


^ ملاحظات ^

** تساهم الاجتماعات الدورية إلى حد كبير ، في نمو المؤسسات وازدهارها ..

** الاجتماعات هي إحدى طرق تحقيق مبدأ اللامركزية في اتخاذ القرارات بما

يحقق الايجابية والقبول لها ...

الاجتماعات الطارئة

قد يحدث أمراً ما ينتج عنه مشكلة طارئة , مثال :

حدوث هبوط في حجم المبيعات ،أو وجودمشكلة في أداء الخدمة في منطقة معينة ،

ومدى مسئولية دائرة الماء والكهرباء في ذلك ..وتعقد الاجتماعات الطارئة لمناقشة

مشاكل طارئة حدثت فجأة ، ويتطلب الأمر بحثها بالسرعة الممكنة و

اتخاذ القرار العاجل لمواجهة هذه المشاكل ..

وقد تستمر هذه الاجتماعات لفترة زمنية طويلة ، حتى يمكن الانتهاء من كافة جوانب

المشكلة ، أوالموضوع الطارئ ومتابعة نتائج القرار الذي اتخذ و ما تم تنفيذه من

هذه القرارات ...

وفي كثير من الاجتماعات الطارئة تقتصر دعوة الحاضرين على

أطراف المشكلة المراد بحثها فقط وهي تتميز بأنها محدودة مع مجموعة من المختصين

المحددين ..

أما الاجتماعات الدورية فهي اجتماعات عامة يدعى إليها كافة مديري الإدارات

بالمؤسسة أو أعضاء مجلس الإدارة بهدف استمرار التنسيق والتعاون بين جميع

الأطراف لتحقيق الأهداف الجماعية للإدارة ...

يتبع الدرس الثامن / الاجتماعات

حتماً ستسأل : ماعلاقة هذه الثرثرة في السكرتارية ؟؟!!!!!

لا تستعجل عزيزي القارئ فالسكرتير هو أحد الأركان الأساسية للاجتماع ...

تابع معي الدرس وسيتضح لك الأمر ...

في كثير من الاجتماعات يؤدي السكرتير مجموعة من الوظائف تساهم في تحقيق

الأهداف المنتظرة من هذه الاجتماعات ...


وظائف السكرتير "" الاجتماعات "" :

وظائف قبل ميعاد الاجتماع .

وظائف أثناء الاجتماع .

وظائف بعد انتهاء الاجتماع .

وظائف السكرتير قبل ميعاد الاجتماع :

1- استقبال الطلبات والاقتراحات من المديرين ورؤساء

الأقسام المقرر حضورهم الاجتماع وتتضمن الموضوعات التي يرغبون إدراجها في جدول

الأعمال للاجتماع القادم ..

ويتعين عليه إعداد الرسالة المخصصة لذلك ، وإرسالها للمسئولين المقرر حضورهم

الاجتماع حسب النموذج التالي :




أهمية هذه الرسالة :

1- تساعد الإدارة العليا في الإلمام بالموضوعات والمشاكل التي تتعلق بالعمل

من وجهة نظر الإدارات التنفيذية ..

2-تجميع الطلبات وتنسيقها وإعادة صياغتها مع مراعاة عدم تكرار المعروض

منها من أكثر من جهة ، لنفس الموضوع وتقديمها للسيد رئيس الجلسة لترتيبها

طبقاً للأهمية ..

3- كتابة جدول أعمال الجلسة على الآلة الكاتبة ويتضمن ملخصاً وافياً عن الموضوعات

التي سيتم بحثها ومناقشتها أثناء الاجتماع ..

4- إرسال جدول الأعمال للسادة المقرر حضورهم الاجتماع وذلك قبل بدء الاجتماع ،

بوقت كافِ لدراسته من جانبهم ، وقيام كل منهم بإعداد المذكرات التفصيلية لوجهة

نظرهم حتى يستطيعوا المشاركة الفعالة في الرأي أثناء الاجتماع ..

5-الإشراف على تجهيز مكان الاجتماع على أساس " عدد الحاضرين ، أهميتهم " ..

6-التأكيد على موعد الاجتماع هاتفياً قبل تاريخ الاجتماع بيوم واحد ..

7-إعداد المستندات الضرورية اللازم تواجدها على طاولة الاجتماعات للرجوع إليها ..


وظائف السكرتير أثناء الاجتماع :

1- توزيع المفكرات والأقلام على الحاضرين مع كافة المستندات اللازمة والمؤيدة

للموضوعات المقررة بجدول الأعمال ..

2-الجلوس في مكان مناسب ، يتمكن منه من تسجيل وقائع الجلسة بإحدى طرق

التسجيل المتعارف عليها سواء كان ذلك " يدوياً –الاختزال – مسجل الصوت "

3-بدء تسجيل الاجتماع ويشمل ذلك :

* افتتاحية الاجتماع " بسم الله الرحمن الرحيم ".

* ساعة وتاريخ ويوم بدء الاجتماع .

* تسجيل بدء الجلسة برئاسة (....) وأسماء الحاضرين والمعتذرين وأسماء الغائبين ..

* الآراء والمناقشات التي أثيرت حول كل موضوع بطريقة مختصرة بتسجيل الضروري

والهام منها بطريقة مختصرة ..

* القرار الذي اتخذ في كل موضوع ، وعدد أصوات الموافقين ، والمعارضين ووجهة نظر

كل منهم ..

* الملاحظات التي يبديها رئيس الجلسة ، لتسجيلها في محضر الاجتماع ..

* ميعاد الاجتماع القادم ..

* ساعة انتهاء الاجتماع ..

* خاتمة الاجتماع وتشمل ( التحية والشكر للأعضاء من رئيس الجلسة )..

4- العمل على جانبه على انجاح الاجتماع ويشمل ذلك بذل أقصى الجهود لاستمرار راحة

الحاضرين وتقديم وسائل الضيافة لهم بموافقة رئيس الجلسة ..

5-عدم التدخل نهائيا في المناقشات التي تتم أثناء الاجتماع وعدم إبداء وجهة نظر معينة

في سيرالجلسة حيث لا يعد ذلك من اختصاصه ..

6-عدم اشتراكه بالتصويت على القرارات التي تتخذ في الجلسة ، حيث أن وظيفة السكرتير

المشاركة بالرأي في الموضوعات المطروحة بل المعاونة في انجاح الاجتماع ..

7- عدم الحديث الجانبي المستمر مع الرئيس أو أحد الأعضاء إلا للضرورة ..

8-الاشراف الكامل على ترتيب الأشياء التي تجهيزها للاجتماع ...

الدرس التاسع / وظائف السكرتير بعد انتهاء الاجتماع

سنكمل اليوم بإذن الله وظائف السكرتير ولكن هذه المرة بعد انتهاء الاجتماع ....

وظائف السكرتير بعد انتهاء الاجتماع :

1-اذا كان الاجتماع قد تم تسجيله بآلة التسجيل ( مسجل الصوت ) يتعين على السكرتير

إعادة كتابة هذا الاجتماع على مسودات ورقية ، تمهيداً لطباعته ..

2-عرض محضر الاجتماع في مسوداته على الرئيس ، تمهيداً للموافقة على طبعه

على الآلة الكاتبه..

3-كتابة محضر الاجتماع بشكل منسق ، مراعياً الأصول المتبعة في كتابة محاضر

الاجتماعات..

وفيما يلي نموذج لإحدى وقائع جلسات الاجتماعات :





4- بعد الصياغة النهائية لمحضر الاجتماع وطباعته يتم عمل نسخ كافية لتوزيعها

على الأعضاء الحاضرين والاحتفاظ ببعض النسخ منه في ملفات مخصصة لذلك ..

5- يتولى المتابعة لمدى تنفيذ القرارات السابقة التي سبق اتخاذها في كل جلسة من

جلسات الاجتماعات ..

6- عرض التقارير التي ترد دوريا وبشكل مستمر على رئيس الجلسة لمتابعتها والوقوف

على ماتم تنفيذه من القرارات التي اتخذت سابقاً ..

7-إعداد نماذج بيانية ، تتعلق بالمشاكل التي يتخذ فيها قرار بالرجوع إلى بعض

العاملين في المنشأة ، لسماع أرائهم فيها ، وإعادة عرضها على المسئولين لمناقشة

وجهات النظر واتخاذ القرار المناسب ...

أيضا سندرس وظيفة المدير أثناء الاجتماع ...

وظائف رئيس الجلسة أثناء الاجتماع له عدة وظائف هامة :

* إتاحة الفرصة لكل عضو لإبداء وجهة نظره في الموضوع المطروح للمناقشة

والتمتع بالهدوء الكامل والصبر عند سماع أراء الحاضرين ...

* تقديم الآراء بطريقة موضوعية تمهيداً لاتخاذ القرار المناسب في الموضوع المطروح للبحث ..

* تنظيم إبداء الآراء بحيث يُسمع المتحدث بدون مقاطعة ..

* التحلي بالحكمة وأن يُشعر الحاضرين بمقدرته وكفائتة على إدارة الاجتماع ..

*عدم الانفراد بالرأي عند اتخاذ القرار ..

* المحافظة على وقت الاجتماع ..

* يتعين على رئيس الجلسة أخذ فرصة للراحة أثناء الاجتماع....

* * * *

يعتمد نجاح الاجتماع على خبرة وكفاءة رئيس الجلسة وثقة الحاضرين في خبرته الإدارية ...

الدرس العاشر / الاتصالات

المهم اليوم راح نتناول آخر فصل وهو فصل الاتصالات وسندرسه بشكل خاص

( في الشركات ) وبشكل عام ( في حياتنا اليومية ) والأخيرة إضافية من عندي

من أجل أن تعم الفائدة ...

تعريف الاتصال / هو عملية نقل واستقبال المعلومات ...

وبدون الاتصال لا يمكن أن تقوم المؤسسة ، والسبب في ذلك أن الاتصال هام جدا ً

لأي مدير ذلك لأن الإدارة تعني انجاز العمل من خلال الغير ،، وهي مهمة من الواضح

أنها تتطلب من المدير الاتصال مع الغير ومن الغير الاتصال ببعضهم البعض ..

** تستغرق عملية الاتصال اليومي نسبة تتراوح بين

75 % إلى 90 % من وقت العمل وينفق 5 % من وقت الاتصال في الكتابة و10% في القراءة

و 35 % في التحدث و 50% في الإنصات ...

ويمكن إضافة أن الاتصال يتم أيضاً بدون علم الشخص عندمايلاحظ الغير تصرفاته

وتعبيرات وجهه أو حركات يديه أو جسمه وما يستدلون منها على معاني ..

ومع ذلك فإن نقص الفهم وعدم التركيز وعدم الاتفاق بين الأفراد ما هي إلا دليل ملموس

على أن الإشارات المرسلة لم يتم استقبالها بالشكل المقصود من جانب المرسل فإذا لم

يكن هناك مستمع أو لم يفهم أحد ما قيل أو كتب فلا يوجد اتصال ...

ولأن هناك مشكلة في الإنصات خاصة بالتفاوت في سرعة الكلام وسرعة الانصات

ونتيجة لتزايد حجم العمل بالمؤسسات الحديثة وتباين أوجه نشاطها وتعدد فروعها ،

فقد أصبح من المستحيل على أي مدير إداري أن يتابع شخصياً كافة التفصيلات الدقيقة

للعمليات اليومية وصار من الضروري إقامة نظام فعال للاتصالات على درجة عالية من

الكفاءة والمرونه ..

أهمية دراسة الاتصالات للسكرتارية ومديري المكتب :-

تعتبر السكرتارية حلقة الوصل بين ادرارات وأقسام المنظمة في الداخل ، وبين المنظمة

والغير في الخارج من جهة أخرى ..فالعاملون في مجال السكرتارية يقضون معظم أوقاتهم

في الاتصال مابين متحدثين وكاتبين وقارئين ومنصتين وعلى الطرف الآخر نجد العاملين

بالمنظمة على مختلف مستوياتهم وفئاتهم وكذا أفراد الجمهور من العملاء وغيرهم من

المتعاملين ...

لذا فإن أفراد السكرتارية أومديري المكاتب لا بد أن تتوافر لديهم المهارات الأساسية

للاتصال بالغير سواء كانوا مرسلين أو مستقبلين ...

أنواع الاتصالات :

هناك أنواع مختلفة للاتصالات وهي :

الانصات الحدي ..

الانصات التقيمي ...

الانصات الاسقاطي ..

الإنصات الحدي: يقوم على إعطاء اهتمام جزئي فقط وهو غالباً ما يؤدي إلى سوء فهم

المتحدث وقد يكون من الأفضل تأجيل اجتماع ما إذا شعر المدير بأنه لا يستطيع

الإنصات كاملا ً لما سيقال في الاجتماع...

الانصات التقيمي: يقوم بإعطاء المستمع اهتماماً كاملاً للمتحدث ويُعِد ملاحظات للحكم

على كلام المتحدث ويقوم المستمع بتقييم المتحدث ...

وغالباً ما يعد هذا النوع عقبة ً في عملية الإنصات فبدلاً من انتقال الأفكار من

المتحدث إلى المستمع ينتهي الأمر بفكرتين ، فكرة المتحدث وفكرة المستمع

والتي لا تنقل إحداهما في الحقيقة إلى الأخرى ..

الإنصات الإسقاطي: ويتم الاتصال الحقيقي عندما يُنصت المستمع بصدق للمتحدث ويفهم

موقفه وقصده .. فبينما يستمع الشخص إلى ملاحظات المتحدث فإنه يتحاشى أيه

محاولة للنقد أو الموافقة أو الرفض فهو يحاول إسقاط نفسه في عقل المتحدث

ويحاول حقيقة فهم وجهة نظره بدون تقيم في ذلك الوقت ..

×× غي أن يبدأ تقيم محتوى ملاحظات المتحدث بعد أن يكون الشخص استمع وفهم

ووعى ما قيل له .ينبغي أن يبدأ تقيم محتوى ملاحظات المتحدث بعد أن يكون الشخص

استمع وفهم ووعى ما قيل له .

ومن وجهة نظر أساسية فإنه ينتج عن غياب الاتصال انكار وجود الإنسان ،،

لأن كل ناحية من لسلوك الإنساني ترتبط بعملية إرسال واستقبال المعلومات فمثلا

ً حاجة الشخص العضوية لها القدرة على دفع سلوكه لأنها تملك القوة على إرسال

المعلومات لإشباع دوافعه الأولية ،،وهكذا يعلم الشخص أنه جوعان عندما يحس

بغمزه في معدته ...

في الحقيقة أن القدرة على الاتصال من بين جميع القدرات المطلوبة للإدارة الناجحة

هي بدون شك التي نقص معظم المديرين ..[وهذا هو سبب الاستياء في العمل لأنهم

لم يجدوا وسائل إشباع قواهم الدافعة الأساسية خصوصاً بالنسبة لحاجاتهم الاجتماعية

والنفسية ]..

إن السبب الرئيسي لأي نوع من الاتصال هو : تحقيق نو ع أو شكل ما من الفعل

"" السلوك "" ويرتبط الفعل المرغوب عادةً في نطاق منظمة الأعمال بالأداء الكفء

للواجبات والمسؤوليات ...

وهذا لا يعني أن الفعل المطلوب يجب أن يكون بالضرورة في شكل سلوك مادي محدد

فقط مثل عامل يقوم بتشغيل آلة بعد تلقي تعليمات عن طريقة القيام بذلك بل على العكس

حيث أن الفعل المترتب على الاتصال غالباً ما يكون في شكل استجابة اتجاهية ، أي قول

فكرة ما أو رغبة في عدم السلوك بطريقة معينة خاصة في حالة النصح

فمثلاً "" محاولة نصح شخص معين يتغيب باستمرار عن عواقب مثل هذا السلوك ""

* و يمكن تعريف الاتصال على أنه :

عملية نقل المعلومات والفهم من شخص إلى شخص آخر، وينبغي التأكيد على التفرقة

بين نقل المعلومات ونقل الفهم لأن الاتصال عملية معقدة ولها أبعاد متعددة ..

منها نقل المادة من المرسل إلى المرسل إليه ، ومنها استقبال الرسالة واستيعابها ،

ومنها قبول الرسالة أو رفضها ... ويُستعمل اصطلاح الاتصال في العادة على ظن

أن جميع المواد المنقولة قد فهمت أو قبلت ويفترض مثلاً في المعلومات التي ترسل إلى

العاملين أنه قد تم توصيلها إليهم بمعنى أنها فهمت من جانبهم وهكذا قد يكون أو لا

يكون صحيحاً ....

إذن :-فالاتصال هو العملية الخاصة بإعلان الأفكار وجعلها مفهومة من الغير ،

وهو العملية الخاصة بإغراء الغير على تفسير فكرة ما بالطريقة التي يعنيها المتحدث أو

الكاتب ، وإذا تم توصيل الأفكار فقد تمت إقامة أرض مشتركة للفهم ...

معلومات إضافية تخص الدرس العاشر ( الاتصالات )

وهي مأخوذه من كتابي المجمع 2 دورات( NLP) بس كتبتها هنا

لوجود علاقة ...

وهذه المعلومات تفيد الجميع وليس السكرتير فحسب فهي عامة للجميع ....

عملية الاتصال بين البشر

عملية الاتصال بين البشر عملية معقدة – وسوف أزيدها تعقيدًا لو قمت بشرحها لك –

فقد لا تفهم مقصدي، أو لا أستطيع أن أوصل لك الرسالة.. هل فهمتني ؟؟..

لا أظن !!

إذًا علينا أولا وقبل أن نتكلّم معًا على الهاتف، أن نعرف كيف نقوم بفهم بعضنا البعض ..

والأمر لا يتطلب وقتًا طويلاً فقط ابقَ معنا على الهاتف.. عفوًا على الخط.

لو لم تكن هناك وسيلة للاتصال بين الناس كيف كان الناس سيعيشون؟

تقول لي : بالإشارات..

أقول لك : حتى الإشارات وسيلة اتصال فعالة..

تقول لي : بتعبير العيون ..

أقول لك : ما أحلى لغة العيون حين تتفاهم ..

إذًا نحن نعيش الاتصالات في كل لحظة من لحظاتنا.. حتى حين نتحدث مع أنفسنا..

نحن نرسل رسالة إلى أنفسنا ثم نرد عليها بعد أن نحللها، ولعلي مع الشكل التالي

أكون قد أوضحت لك أكثر مفهوم عملية الاتصال –

تعال معي إلى هذا الرسم:



هل تعتقد معي من هذا الرسم أن الاتصالات عملية معقدة كما قلنا ..

أنا لا أظن الآن أنها كذلك ..

وهيا نشرح كيف أن الاتصالات هي عملية تبادل:

معلومات.. معان.. أفكار.. وجهات نظر .. قيم.. بين شخصين أو مجموعة من الأشخاص

أو حتى بين الحضارات من خلال عناصر عدة وهذه العناصر هي:

1 . المُرسِل:

وهو الشخص الذي يقوم أولا بإرسال الرسالة إلى مستقبلها، وهذا المرسل تؤثر فيه

نواحٍ كثيرة مثل:

ثقافته، بيئته، الموقف الواقع فيه وقت إرسال الرسالة، عمره، مهنته،

قدرته على صياغة الرسالة.. الخ.

2. الرسالة:

وهي المعنى المقصود من المرسل الذي يريد إرساله، وفي بعض الأحيان

تكون الرسالة إقناعية بمبدأ أو فكرة.. كما الحال مع ذلك الأعرابي الذي جاء من نجد

إلى المدينة ليقول للنبي (صلى الله عليه وسلم):

يا محمد، أتانا رسولك يزعم أنك تزعم أن الله أرسلك..الحديث. فلله در صحابي

يتحرك من المدينة إلى نجد ضاربًا القفار والأودية والجبال ليبلغ رسالة إقناعية إلى

بدو في الصحراء، تؤثر هذه الرسالة في ذلك الأعرابي؛ فيتحرك هو الآخر من مكانه

إلى النبي (صلى الله عليه وسلم) ليعلم صدق الرسالة التي وصلته.

3. المُستقبِل:

وهو الذي يتلقَّى الرسالة فيفسرها بناء على نفس العناصر السابقة في المرسل..

من وعي وثقافة وسن وموقف هو فيه.. وتزاد عليها المعوقات في طريق الرسالة..

فيفهم المعنى المقصود..ويتخذ ردًّا بناء على ذلك، أو لا يفهم المعنى؛ وحينئذ تختلف

وجهات النظر..هل فهمت قصدي؟!!

ومرفق هذه المعلومات سيكون مضافاً إلى المرفق الحادي عشر ..